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Estás dirigiendo tu negocio con normalidad cuando un oficial de inmigración llega a tu lugar de trabajo sin previo aviso. Para muchos empleadores y beneficiarios de visa, este escenario puede ser estresante y confuso. Sin embargo, las visitas sorpresa son una parte normal del Programa de Visitas Administrativas y Verificación (Administrative Site Visit and Verification Program), una iniciativa de USCIS lanzada en julio de 2009 para verificar la información en ciertas solicitudes de visa.
Esto es lo que necesitas saber sobre estas visitas, por qué ocurren y cómo prepararte para que no te tomen por sorpresa.
¿Qué son las visitas sorpresa de USCIS?
Las visitas administrativas sorpresa son realizadas por oficiales de la Dirección de Detección de Fraude y Seguridad Nacional (FDNS) como parte del esfuerzo de USCIS para garantizar el cumplimiento de las solicitudes de visa. Estas visitas no son punitivas, sino que están diseñadas para verificar la legitimidad de la información proporcionada en la solicitud y confirmar que tanto el empleador como el beneficiario de la visa están cumpliendo con los términos establecidos en la solicitud.
Los oficiales que realizan estas visitas recopilan sus hallazgos en un Informe de Revisión de Cumplimiento, que sirve como registro de sus observaciones. Si es necesario, pueden realizar múltiples visitas para obtener información adicional y completar su revisión.
¿Qué esperar durante una visita?
Si tu empresa es seleccionada para una visita sorpresa, esto es lo que puedes esperar:
1. Verificación de la información de la solicitud
El oficial revisará la solicitud y los documentos de respaldo para asegurarse de que la información coincida con las operaciones actuales de la empresa y el rol del beneficiario.
2. Confirmación de la legitimidad de la empresa
Los oficiales verificarán que el solicitante (el empleador) exista como una empresa legítima y en funcionamiento. Esto incluye confirmar la dirección comercial, las operaciones y la presencia en línea.
3. Revisión de registros públicos
Se examinarán los registros públicos y la información disponible sobre la empresa para verificar los detalles proporcionados en la solicitud.
4. Visita al lugar de trabajo del beneficiario
El oficial visitará el lugar donde trabaja el beneficiario de la visa. Esta suele ser la parte central de la revisión.
5. Fotografías y revisión de documentos
Los oficiales pueden tomar fotografías del lugar de trabajo y solicitar revisar documentos relevantes, como registros de nómina y contratos laborales, para confirmar el cumplimiento.
6. Entrevistas con el personal
El oficial puede hablar con empleados, incluidos supervisores y compañeros de trabajo, para verificar detalles sobre la ubicación de trabajo, las horas, el salario y las responsabilidades del beneficiario.
7. Entrevista con el beneficiario
El oficial probablemente entrevistará directamente al beneficiario de la visa para confirmar su rol, su lugar de trabajo y que sus responsabilidades estén alineadas con la solicitud.
¿Cómo prepararse para una visita?
Las visitas pueden ocurrir en cualquier momento, por lo que la preparación es clave para garantizar un proceso fluido y en cumplimiento. Así es cómo los empleadores deben abordar las diferentes etapas de una posible visita:
Antes de la visita
Los empleadores deben estar preparados organizando y actualizando toda la documentación presentada originalmente con la solicitud de visa, incluyendo:
Registros de nómina.
Contratos laborales y descripciones de trabajo.
Licencias comerciales y documentos operativos.
Cualquier evidencia adicional presentada durante el proceso de solicitud.
También deben estar preparados para proporcionar cualquier información adicional que pueda ser relevante para la solicitud, incluso si no se incluyó inicialmente. Ser proactivo puede ayudar a reducir retrasos y garantizar el cumplimiento.
Durante la visita
Cuando llegue un oficial de inmigración, los empleadores deben proporcionar todos los documentos disponibles de inmediato y responder rápidamente a las solicitudes de información. Aquí hay algunos consejos para manejar la visita:
Asignar un punto de contacto designado que pueda comunicarse con el oficial.
Asegurarse de que los empleados estén informados y preparados para responder con veracidad y precisión a cualquier pregunta.
Brindar acceso completo a las áreas solicitadas, como el lugar de trabajo o las instalaciones asociadas con el beneficiario de la visa.
Respuestas rápidas y cooperativas ayudan a crear una impresión positiva y a facilitar el proceso de revisión del oficial.
Después de la visita
Después de la visita, USCIS puede hacer un seguimiento con solicitudes de documentación adicional o aclaraciones. Los empleadores deben:
Responder rápidamente a cualquier comunicación de USCIS.
Proporcionar toda la información solicitada de manera clara y organizada.
Revisar cuidadosamente las solicitudes del oficial para garantizar una respuesta completa y precisa.
Ser receptivo después de una visita demuestra cumplimiento y ayuda a abordar cualquier posible problema identificado durante la revisión.
¿Por qué esto es importante?
Las visitas sorpresa son una parte crítica de los esfuerzos de USCIS para detectar fraudes y garantizar el cumplimiento de las leyes de inmigración. Estar bien preparado en cada etapa —antes, durante y después de la visita— reduce el riesgo de retrasos, solicitudes de evidencia (RFE) o consecuencias más graves, como una notificación de intención de revocación (NOIR).
Déjanos ayudarte a estar preparado
Las visitas sorpresa no tienen por qué ser estresantes si estás bien preparado. Nuestros servicios están diseñados para garantizar cumplimiento y preparación:
Planes de negocios para inmigración: Creamos planes de negocios que minimizan las discrepancias durante una visita porque están hechos a la medida de cada cliente y reflejan la realidad de tu negocio. No usamos plantillas ni soluciones genéricas, sino que presentamos la realidad única de tu empresa de manera clara y fácil de entender.
Servicios de bookkeeping: Nuestros servicios de bookkeeping están enfocados en la rentabilidad e incluyen revisiones financieras trimestrales y reuniones mensuales con los propietarios para garantizar que las finanzas estén alineadas con el plan de negocios y listas para una visita.
No dejes que una visita sorpresa te tome desprevenido. Contáctanos hoy mismo para asegurarte de que tu negocio cumpla con los estándares de USCIS y pueda manejar las visitas con confianza.
La información proporcionada en este blog tiene únicamente fines informativos. Aunque nos esforzamos por ofrecer un contenido preciso y actualizado, no debe considerarse asesoramiento jurídico. Las leyes y normativa de inmigración están sujetos a cambios y las circunstancias individuales pueden variar mucho. Para obtener asesoramiento jurídico y orientación personalizada sobre su situación específica de inmigración, le recomendamos que consulte con un abogado de inmigración competente que pueda ofrecerle asistencia a su medida y garantizarle el cumplimiento de las leyes y normativas vigentes.
Visa Business Plans está dirigida por Marco Scanu, un coach certificado por la Universidad de Miami con una práctica global que asesora a ejecutivos de empresas de Fortune 1000, emprendedores, así como a profesionales en cuatro continentes. El Sr. Scanu asesora a sus clientes en estrategias de reestructuración y gestión de crisis.
El Sr. Scanu obtuvo una licenciatura en Administración de Empresas (Cum Laude) de la Universidad de Florida y un máster en gerencia de la Universidad Bocconi de Milán (Italia). Asimismo, el Sr. Scanu fue becario visitante en la Universidad Estatal de Michigan en el marco de la prestigiosa beca H. Humphrey (programa Fulbright), con una especialización en iniciativa empresarial, capital de riesgo y empresas de alto crecimiento.
En la actualidad, el Sr. Scanu es el socio gerente y director general de Visa Business Plans, una consultora especializada con sede en Miami que ofrece a abogados e inversionistas servicios de planes de negocios en los ámbitos de la inmigración estadounidense y canadiense, préstamos de la SBA, entre otros.
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